Trong vận chuyển hàng hóa, giấy tờ là một phần không thể thiếu. Vì đây là cơ sở để xác minh sự chuyển giao hàng hóa của người gửi đến với đơn vị vận chuyển, đồng thời cũng thể hiện sự tiếp nhận của đơn vị vận chuyển đối với món hàng của người gửi. Vậy khi vận chuyển hàng hóa trong nước, cần có những giấy tờ cơ bản gì? Hãy cùng tìm hiểu xem nhé!
Mục Lục
1. Vận đơn hàng hóa
Vận đơn là một thành phần không thể thiếu trong các hình thức vận chuyển khác nhau. Bởi vì đây được xem là hóa đơn để xác minh được hàng hóa đã được đơn vị giao nhận nhận hàng và đảm bảo mang hàng đến với người nhận một cách đúng giờ chu đáo nhất.
Nói về vận đơn thì thực sự cũng không phải là loại giấy tờ phức tạp, vì vận đơn cũng giống như là hóa đơn. Sau khi làm hết mọi thủ tục gửi hàng, đơn vị nhận ship hàng sẽ gửi hóa đơn ngay cho bạn. Hóa đơn đó được xem là vận đơn, bạn hãy giữ kĩ nó vì để có thể xác minh lại với đơn vị vận chuyển phòng khi có rủi ro gì xảy ra đối với hàng hóa của bạn. Vận đơn sẽ bao gồm thông tin người gửi, thông tin hàng hóa và thông tin cước phí. Nếu bạn gửi chuyển phát nhanh thì vận đơn này được gắn lên trên hàng hóa.
***Tham khảo: dịch vụ cho thuê xe tải
2. Các loại hóa đơn
Hóa đơn (bao gồm VAT) là một chứng từ không thể thiếu, người gửi sẽ giữ hóa đơn này phòng khi có trục trặc gì xảy ra đối với hàng hóa thì có giấy tờ để xác minh lại với dịch vụ vận chuyển. Bên cạnh đó, giấy tờ này còn liên quan trực tiếp khi bạn kê khai chi phí vận chuyển hàng hóa. Đây là một giấy tờ cực kỳ quan trọng, bạn cần phải giữ thật kĩ càng.
3. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyện nội bộ
Nếu hàng hóa của bạn gửi chuyển phát nhanh được lấy từ kho của doanh nghiệp thì cần phải có phiếu xuất kho để xác minh rằng hàng hóa đã được ra khỏi kho, từ đó kế toán của thể dễ dàng hạch toán hơn.
***Tham khảo: dịch vụ cho thuê xe tải
4. Hợp đồng vận chuyển
Đối với những doanh nghiệp là đối tác lớn, đòi hỏi cần phải có hợp đồng và quy định một cách rõ ràng. Hợp đồng vận chuyển này thường là dành cho một lô hàng cần được vận chuyển đến nơi. Hợp đồng này sẽ xác minh rõ quyền hạn và trách nhiệm của hai bên trong việc vận chuyển hàng hóa, từ đó có thể dễ dàng thanh lý hợp đồng mà không vướng mắc những quy định.
5. Giấy tờ xác minh kinh doanh vận tải
Đây là giấy tờ dành cho đơn vị kinh doanh dịch vụ vận chuyển này. Đây là điều bắt buộc đối với doanh nghiệp muốn kinh doanh ngành nghề này một cách hợp pháp. Những giấy tờ này bao gồm:
- Giấy tờ xe (Giấy đăng kí xe, giấy chứng nhận bảo hiểm, sổ nhật trình chạy xe,…)
- Giấy tờ của chủ phương tiện (giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh)
- Giấy tờ của người điều khiển phương tiện
6. Giấy đi đường là gì?
Giấy đi đường thường được cấp cho xe kinh doanh vận tải hàng hóa, nó được cấp cho từng chuyến hàng, cho từng xe, làm chứng từ cho phương tiện vận chuyển. Giấy đi đường này thường được sử dụng để ủy quyền cho những chuyển đi xe ship hàng đi tỉnh. Trong giấy đi đường này sẽ có cập nhập nơi đi, nơi đến, phương tiện sử dụng, số ngày công tác, lí do lưu trú,… Loại giấy này sẽ xác minh một cách rõ ràng hành trình của chuyến xe để dễ dàng kiểm soát hơn.
6 loại giấy tờ trên rất phổ thông và không thể thiếu khi bạn muốn chuyển phát nhanh trong nước. Hy vọng với bài viết trên đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích!
Xem thêm: Lưu ý khi thuê xe chở hàng.
